抹消、移転、設定の実務の流れの一例です。
新人事務員向け 抵当権付き物件を融資ありで売買する場合の登記（いわゆる、抹消→移転→設定）の流れ
司法書士の世界では、実務の業務マニュアルを文書化して、新人事務員の早期育成に役立てようという試みはあまり多くはなされていないようです。
新卒採用を恒常的に行っている会社とは大違いです。
司法書士事務所というのはほとんどが零細企業なので、やむを得ない点もあるかもしれません。
しかしながら、新人未経験者を早期に育成することで業界全体の生産性が上がるものと考えられますので、今回は、比較的良くある事例、抵当権付き中古物件を、買主が融資を受けて売買する場合の実務の流れを説明いたします。
もちろん、実務の流れは関係当事者の意向やスケジュール、地域性、事務所の方針等により千差万別ですので、今回はあくまでも業務フローの一例として説明いたします。
おおざっぱな流れ
①融資銀行・買主側仲介不動産・買主等が司法書士を選定
②登記手続きの代理人に選ばれたら、買主側の仲介不動産から、「固定資産評価証明」「登記簿謄本」「売買契約書」を入手し、「所有権移転登記」「抵当権設定登記」の費用を見積もると同時に、売主側の仲介の連絡先・担当者と融資銀行の支店・担当者・連絡先、売主側の抹消登記も受任してよいかを確認（売主側に別の司法書士がいるなら、抹消銀行との折衝は不要）。
なお、融資銀行の稟議がおりていないこともしばしばあるため、登記費用の見積もりは「概算」としておくのが無難。
見積もりでは、固定資産評価証明に記載の評価額がそのまま使えないことがあるので要注意（分筆・合筆が入ってる、増築が入ってる、、公衆用道路になっている、そもそも新築で評価証明がない等）
融資銀行には「融資額」「抵当権か根抵当権かの別」「抵当権の本数（２本あることもたまにあります）」を聞いておかないと費用が見積もれない。
「所有権移転登記」「抵当権設定登記」の費用は買主負担が通常なので、買主側の仲介に見積もりを流す（「抵当権抹消」の費用は売主側仲介に流す）。
③売主側の仲介不動産に、抹消登記を受任してよいか、及び、受任してよいのであれば抹消銀行の支店・担当者・連絡先を確認
④抹消銀行に、抹消書類の受け渡し方法を確認し（通常は立会日にしかくれないし、書類の事前ファックスも協力してもらえないことが多い）、受け渡しにあたり日当が必要になりそうなら日当を加味して売主側の登記費用を算出する(決済場所に抹消銀行は来ないことがよくあり、立会完了後に抹消銀行に書類をもらいに行くケースはけっこうあります)。
算出した抹消登記費用の見積もりは、基本的には売主側の仲介不動産に流す。
⑤売主と、買主に必要書類の案内をする。
売主及び買主の印鑑証明については、ＰＤＦでもらえるのであれば、事前にもらっておく。ＦＡＸだと大きさがずれて印鑑照合がしにくい。
銀行は通常自分で必要書類を把握していることが多く、必要書類の案内をしないでもよいことが多い。
そのため、抵当権の設定登記に必要な書類の受領日のアポをとり、書類の受け取りに行ったときに、足りないものがあれば追加を要請すれば足りることが多い。
他方、抹消銀行は、弁済を受けるまでは抹消書類の交付はしてくれないので、決裁日当日しか抹消書類は交付してくれない。
そのため、登記済権利証・登記識別情報が紛失していないかの確認のため、登記済権利証ないし登記識別情報のコピーをＦＡＸしてもらえないか打診する。ＦＡＸをくれない場合もしばしばあるので、抹消銀行の担当者に登記済権利証ないし登記識別情報を用意してもらい、電話で読み合わせをするなどして権利証等の有無と、代表事項証明書上の代表者が誰かを確認しておく。
売主、買主が共に会社の場合、取締役が兼務しているかを確認する必要があるため、登記簿の閲覧等をしておく。
⑥必要書類が集まったら、登記申請書を作成する（原本還付や、登記の申請受領書の手配も忘れずに）
⑦決済日に印鑑照合・登記意思確認、当日受領書類の確認等を行い、問題なければ登記申請をする。
銀行の支店や取扱店を抵当権の登記事項に入れ込んでおくのも忘れないこと（ものすごくここにこだわる金融機関もあります）。
抹消銀行が決裁日に立ち会わないケースでは、抹消書類の受領に行った後、原本還付用に事務所や、場合によってはコンビニなどで「抵当権解除証書」などのコピーを取ったうえで法務局に申請に行く。
「住宅用家屋証明書」を当日取得しなければならない場合は、売買対象物件所在地の役場に立ち寄って取得しておく。
法務局に申請に行く前に、郵便局などで「収入印紙」を登録免許税分買いましょう。間違えて「登記印紙」を買わないように。
法務局に行く前のチェックポイントとしては、
①原本還付用のコピーはすべて取ってあるか（とくに当日初めて受領する書類には要注意。抵当権解除証書なんかはコピー取り忘れると厄介）
②住宅用家屋証明書は取得したか
③登記申請をしたことを銀行に証明するための、「受領書」は用意したか
④収入印紙を郵便局で購入したか
⑤返信用封筒（権利証返送用）を同封しているか
などです。
＜登記費用の見積もりや必要書類＞
登記費用は、
（１）抵当権の抹消 （売主に請求）
（２）所有権の移転、抵当権の設定 （買主に請求）
の合計３つの登記について見積もります（銀行に請求することは、通常ありません）。
登記実務では、登記によって得をする人、いわゆる登記権利者に費用を請求するのが一般的です（ただし、抵当権の設定によって得をする融資銀行は、慣行として登記費用を負担してくれず、不動産の買主が抵当権の設定費用を負担しています）。
＜抵当権の抹消登記費用や仲介不動産・抹消銀行とのやり取り＞
抵当権の抹消登記費用は、抵当権の抹消によって得をする人、すなわち、不動産の売主に請求します。
抵当権の抹消費用のうち、登録免許税は抵当権金額にはかかわらず、抵当権を抹消する不動産の個数×１０００円となり（登録免許税法９条 別表一の（十五））、抹消登記の報酬は、各事務所ごとの基準で見積もればよいでしょう。マンションの場合で、敷地権が２個ある場合は、専有部分１、土地２で３０００円となります。条件反射的にマンションだから２０００円と間違えないように。
また、決済日に「抵当権の抹消をする銀行」が決済場所（多くの場合は買主に融資をする銀行の支店）に来てくれる場合と来てくれない場合があり、来てくれない場合は決済後に司法書士が抵当権の抹消銀行に抹消書類を取りに行く必要があるため、書類の受け渡しにかかる労力相当の日当や交通費を抹消登記の報酬に加算することもしばしばあるようです。
午後からの決済だと、決済後に抹消書類の受領をして、原本還付用にコピーを作成し、さらには住宅用家屋証明を役場に取得しにいったりすると、登記申請書を完成させてから５時までに法務局に申請に行くのはタイトスケジュールになることもしばしばありますので、関係当事者にはその旨説明し、午前の決済に変更できないか打診することも重要です。
通常、抵当権の抹消登記費用の見積もりに必要な書類としては、
①売買の対象となっている物件の登記簿謄本
のみです。
この登記簿謄本は売主に仲介不動産が付いている場合は、その仲介不動産から入手することもできますが、通常は買主側の仲介不動産から入手すればよいでしょう。
通常、売買による移転登記費用を見積もるために、買主側の仲介不動産から、①固定資産評価証明書 ②登記簿謄本 ③売買契約書 を入手するからです。
事務所の価格設定にもよりますが、抹消登記費用の見積もりのポイントは、決済日に抹消銀行が決済場所に来てくれるかどうか、それに伴う日当・交通費が発生するか否かということになります。
決済日に抹消銀行が決裁場所に来てくれるかどうかは、見積もりを出す前に抹消銀行に確認しておく必要があります。
また、決済日に来てくれるかどうかの確認と同時に、登記に必要な書類を事前にＦＡＸして確認させてもらえないかも打診してみます。
登記の必要書類の事前確認のＦＡＸを断られることもしばしばですが、その場合は、今回の登記に必要な抵当権設定時の登記権利証（登記識別情報）を所持しているかの確認のための読み合わせを、登記簿謄本を見ながら電話で行います。
「東京都○○区○町○丁目○番の土地の、受付年月日昭和○年○月○日の受付番号第○○号の登記権利証（登記識別情報）はございますか。識別情報の場合は失効させていませんか」などと確認しておきます。
登記済権利証・登記識別情報が無い場合や、登記識別情報が失効している場合は、抹消銀行について本人確認情報により登記申請をする必要があるため、費用が変動します。
せっかく銀行に電話をするので、ついでに、抵当権抹消の登記原因を「解除」にするのか「弁済」にするのかも確認しておくとよいでしょう。
見積もりが完成したら、通常、司法書士は売主の仲介不動産に見積もりをＦＡＸをし、仲介不動産から売主に、登記費用も含んだ費用総額の見積もりが出されるのが一般的です。
＜所有権の移転登記費用や仲介不動産とのやりとり＞
抵当権付き不動産の売買は、まずは抵当権の抹消をし、ついでまっさらな状態の不動産の所有権を買主に移転します。
所有権の移転によって得をするのは買主ですから、この移転登記の費用は買主負担が一般的です。
登録免許税の算出は、取引の対象となる不動産が土地なのか、建物なのか、住宅用家屋証明により減税を受けられるか等で大きく異なります。
（「租税特別措置法７２条 土地の売買による所有権の移転登記等の税率の軽減」、「租税特別措置法７３条 住宅用家屋の所有権の移転登記の税率の軽減」「登録免許税法９条 別表第１」 なお、租税特別措置法による減税は恒久措置ではなく、時限措置なので有効期間の確認もしましょう）
通常、この登録免許税の算出に必要な書類は、
①売買の対象となっている物件の登記簿謄本
②売買の対象となっている物件の固定資産評価証明書
③売買対象物の特定のため、売買契約書
です。
これらの書類は、買主側に仲介不動産がいればその仲介不動産屋から取り寄せます。
また、売主の住所や名前が登記上の表記と異なっている場合は、売主に登記名義人表示変更登記が必要になりますが、この費用は売主側に請求するのが通常です。
なお、行政区画の変更の場合は、名義変更が不要なこともあるので、売主の印鑑証明書に記載されている住所が変わっているからといって、売買による所有権移転登記の前提として当然に住所変更の登記が必要かは検討が必要です。
（参考：権利に関する登記について、行政区画の変更があっても当然に変更されたものとみなされないものの、公知の事実であることから、行政区画の変更だけ（地番変更があるとダメなもよう）の場合は、所有権移転登記等の前提登記として行政区画の変更登記を求めるものではない。 （京都地方法務局不動産登記部門)。
報酬部分の見積もりに関しては、各事務所ごとの算定基準があるでしょうから、それによります。
＜抵当権の設定登記費用や仲介不動産・融資銀行とのやり取り＞
抵当権の設定登記費用は、買主が負担するのが通常です（融資銀行は登記権利者ではありますが、費用負担はしてくれないことがほとんどです）
抵当権の設定登記費用の見積もりに必要な書類は、
①抵当権設定契約書
ですが、抵当権の設定契約書を正式には受任していない見積もり段階で事前に入手できることはあまりないので、仲介不動産や融資銀行に電話をして、「融資額」「抵当権か、根抵当権かの別」「抵当権の本数（２本あることもたまにあります）」「どの不動産を共同担保とするか」を確認します。
融資額、抵当権の個数などが分かったら、登記費用を見積もり、買主側の仲介不動産にＦＡＸを流します（銀行は通常抵当権の設定登記費用を負担してくれないので、買主に請求するのです）。
＜売主、買主の双方に費用の案内が完了したら、登記に必要な書類を各当事者に手配する＞
「抵当権の抹消」
通常、抵当権の抹消登記の銀行側の必要書類は
①抵当権設定時の登記済権利証ないし登記識別情報
（抹消銀行が所持。通常、決済当日しか受領できません。抹消銀行には決済日が来るまでに紛失していないか、失効していないか、登記原因は「解除」なのか「弁済」なのかの確認はしておきましょう。登記識別情報の番号だけを提示してくる銀行もあります。識別情報の番号間違いは却下ではなく、補正対応ができるようです）
②代表事項証明書
（抹消銀行が所持。決済日より前にＦＡＸをしてもらえないかを抹消銀行に直接打診しておきます。ＦＡＸをしてもらえない場合は、誰が代表者なのかを口頭でもいいので確認しておきます）
③委任状
（抹消銀行が用意していることが通常。決済日当日に受領し、対象不動産の表示等必要事項をうめる必要があることが多い）
④登記原因証明情報
（弁済による解除証書をそのまま使うパターンと、銀行が登記原因証明情報を作成しているパターンがあります。立会当日しか受領できない＆コピーすらもらえないケースもあるので、登記原因が「解除」なのか「弁済」なのかの確認をしておきましょう）
売主たる現在の所有者の抵当権の抹消に関する必要書類は、
①売主たる現在の所有者が会社の場合は代表事項証明 （売主が個人の場合は不要）
②委任状（抹消登記の依頼を受ける司法書士が作成して、決済日に押印してもらうのが一般的）
③売主たる現在の所有者が会社の場合は代表事項証明書
となります。
銀行の登記識別情報ないし権利証が紛失ないし失効していないのであれば、抵当権抹消登記に関しては実印は不要です。
「所有権の移転」
通常、所有権の移転登記の売主の必要書類は、
①所有権取得時の登記済権利証ないし登記識別情報
（売主が所持。通常、決済当日しか受領できない。しかしながら、決済日当日までにＦＡＸをもらっておかないと、本人確認情報案件なのかが判断できない）
②売主の印鑑証明（発行日より３カ月以内）
（所有権移転登記の委任状に実印を押印し、印鑑証明をつけます。決済日当日までにＰＤＦデータないしＦＡＸをもらい、売買契約書や抵当権設定契約書・抵当権設定登記の委任状に押印されている印影について印鑑照合をしておきます）
③委任状（移転登記の依頼を受ける司法書士が作成して、決済日に押印してもらうのが一般的）
④書類ではないものの、実印
他方、買主側の必要書類は、
①住民票（会社の場合は登記簿謄本だが、通常は代表事項証明書で兼ねる）
②登記原因証明情報（売買契約書は多数ページに及ぶので、通常は司法書士が登記原因証明情報を作成し、決済日当日に、売主・登記義務者に押印してもらうのが一般的です（「買主 御中」 等の差入れ式登記原因証明情報にすれば買主の押印が不要なのでラクチン）。売主の印鑑は念のため実印でもらうのがベター）
③委任状（移転登記の依頼を受ける司法書士が作成して、決済日に押印してもらうのが一般的）
「抵当権の設定」
通常、抵当権の設定登記の銀行の必要書類は、
①登記原因証明情報
（抵当権設定契約書で代用して、別途作成しないことも多い。契約書は原本還付を忘れずに。実印で押印する必要はないが、銀行は実印を押させている。登記申請書の作成に必要なので、登記の依頼を受けたら速やかに受領に行く。原本還付を忘れずに）
②委任状
（銀行が用意していることが多い。必要事項をうめて完成させる）
③代表事項証明書
（原本還付を要求されることがあるので忘れずに。）
他方、買主の必要書類は、
①登記識別情報
（ただし、通常は連件で先に移転登記を申請しているため、添付不要）
②印鑑証明（発行日より３カ月以内）
（通常、銀行が決済日より前に買主から取得しているので、銀行から預かる。その意味では買主に手配するというより、銀行に預かっているかを確認することになる）
③委任状
（通常、銀行が決済日より前に買主から取得しており、実印で押印させているので、銀行からもらう。その意味では買主に手配するというより、銀行に預かっているかを確認することになる）
④書類ではないが、実印
銀行は抵当権の設定に必要な書類を全て押さえてからでないとお金を貸さないので、抵当権設定登記に必要な書類は全て銀行からもらえるのが原則。
他管轄に追加設定がある場合は、既登記の抵当権の謄本をつけて、追加する不動産の個数×１５００円が登録免許税。こちらもマンションの場合、専有部分と敷地権で３０００円となるのに注意（敷地権が２つあるなら、専有部分１と敷地権２で４５００円）
登記法・登記実務上、他管轄物件も担保に入れる場合は、一つ目の法務局で登記が完了した後、その謄本を取得し、二個目の法務局に申請を出すという、順次式で設定登記をするしかないので、３週間から４週間くらいは登記完了しない。
＜書類の手配が済んだら、登記申請書類を作成する＞
代表事項証明や、住民票、売買契約書、抵当権設定契約書など登記事項を記入する際に必要な書類は全てコピーをもらうか原本を預かるなどしておく。
原本還付の手配も忘れずに。
銀行の代表取締役から支店長に対して包括的な融資権限・登記権限を委任している委任状をもらうことがあるが、これは原本還付できるようである。なお、東京ではこの委任状では申請ＮＧ、千葉ではＯＫというように地域差があるので、代表取締役からの委任状ではない場合は、管轄法務局に電話確認をしておくのが無難ではある。
抵当権設定登記には、銀行の支店や取扱店を入れるか入れないかはしっかり確認。銀行によってはすごくこだわることがある。
「登記識別情報通知書等受領印影届」を作成しておくこともある。
＜決済日＞
決済場所に行く前に、登記簿を閲覧等して最終確認をしておく。
抹消→移転→設定と登記申請をするが、抹消銀行は、融資銀行→買主→売主→抹消銀行とお金が流れたのを確認しない限りは抹消登記に必要な書類を交付してくれないので、書類の受け取り自体は、抹消→移転→設定の順番ではない。
抵当権の設定に必要な書類は決済日より前に完成していることが多いので、決済日に書類を受け取ることは多くない。
売主からは、「委任状（抹消登記・移転登記各１通）」、「売買による移転登記の登記原因証明情報」に署名・押印を実印でもらう。登記原因証明情報は実印は不要だが、一応実印をもらっておく。抹消登記の委任状も実印は不要だが、実印がもらえるなら実印でもらってしまう。
買主からは、「委任状（移転登記１通）」に署名・押印をしてもらう。移転登記の委任状には実印は不要だが、実印が押してもらえるならもらっておく。
書類がそろったのを確認し、実印の印影の確認、有効期間３カ月以内かの確認、免許証等による本人確認、登記意思確認などの最終確認をし、融資実行にＯＫを出したら、登記費用の請求書を渡す。
融資が完了するまでは１時間くらいかかることもあるので、その間に立会調書を作成したりする。
立会が完了したら、抹消書類の受領、その抹消書類のコピー取りと原本還付書類の用意、住宅用家屋証明の取得、登記申請の受領書の作成等をした後、法務局に書類を提出に行く。法務局には登記識別情報の原本を提出しないこと。必ず、コピーの方を提出すること。
以上が、抹消→移転→設定の事案の大まかな事務の流れです。
けっこう複雑ですね。
登記はけっこう大変なのです。
登記が完了したら、買主用の登記簿謄本（共同担保目録付き）１通と、抵当権設定銀行用の登記簿謄本（共同担保目録付き）１通を取得し、権利証などを返却して、無事に登記終了です。
所長 司法書士
〒１０１－００４６
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