作成通数
内容証明郵便は、最低でも３枚作成する必要があります。
内訳は、郵便局保管用、相手方用、自分用です。
相手方が増えるごとに一通づつ増えます。
用紙の指定
原稿用紙でも、まっさらな紙でも構いません。
文具屋には、内容証明郵便用の原稿用紙も置いてありますので、それを利用するのも良いと思います。
ただし、内容証明は、用紙そのものには指定がありませんが、一列に何行までしか書いてはいけないという、文字数制限があります。
詳しくは、次で説明します。
文字数制限等
内容証明郵便は、文字数と行数に制限があります（電子内容証明郵便の場合は、文字数制限がありません）。
| 文字 | 日本語のみ（カタカナ語は使用可。いわゆる英文は不可※アルファベット自体は使用できますが、全部英語は不可ということのようです） |
| 文字数と行数 | 縦書き：２０字×２６字以内 横書き①：２６字以内×２０行以内 横書き②：１３字以内×４０行以内 |
| 丸囲み数字、カッコ付き数字：①②や（１）（２） | 文中の順序を示す場合には１文字と数え、それ以外の場合は２文字と数えます。ややこしいので、２文字分取るものとして作成しておいたほうが安全ではあります。 |
| 文末に「、」「。」が来た場合 | これらも１文字と数えるので、ワード等の設定で、行の最後の「、」「。」は数に数えない設定の場合は要注意です。 |
| 枚数制限 | なし。用紙一枚につき、５２０字の制限を守っていれば、枚数は増やせます。 |
文字数制限がある理由
内容証明郵便の制度は、今のように、パソコンによるコピー技術が普及していない時代に作られたので、最低でも３枚作成される内容証明の全てを郵便局員が同じ内容かをチェックしなければならないため、一枚に書ける文字数を制限したものと考えられます。
手書きの文章が、３枚とも一致しているかを確認するのには、大変な労力を使うからでしょう。
そのため、１枚の電子文章を提出すれば済む、電子内容証明の場合は、このような文字数制限はないのです。
訂正の方法
文字を削除する場合は、二本線で削除し、元々の文字が読めるようにしておきます。
そして、欄外に、「○行目○字削除」「○行目○字訂正」のように書き、押印する必要があります。
封筒の書き方
内容証明郵便本文の当事者（正確には差出人）の住所・氏名と、封筒に記載する住所氏名は、完全に一致していないと受け付けてくれません。
例えば、内容証明本文には、差出人の住所が 「東京都千代田区神田多町２丁目３番５号」 と記載されているのに、封筒には「東京都千代田区神田多町２－３－５」と記載すると、訂正しろ、っといわれます。
また、内容証明本文の相手方の表記が、「○○株式会社 代表取締役 △△ 様」となっていれば、封筒の宛名も「○○株式会社 代表取締役 △△ 様」としなければならず、「○○株式会社 御中」では訂正を求められたりします。
また、司法書士などが代理する場合も、封筒の差出人の表記が、内容証明本文と完全に一致していないと受理してくれません。
例えば、内容証明の差出人の表記は「東京都千代田区神田多町２－３－５森屋ビル３階 認定司法書士 佐原大介」であっても、封筒には「司法書士事務所アットホーム 東京都千代田区神田多町２－３－５森屋ビル３階」としか印字されていない場合は、内容証明本文に「司法書士事務所アットホーム」を書き足し、封筒には、「司法書士 佐原大介」を書き足さないといけません。
以上のとおり、けっこう書式にはうるさいので、内容証明郵便を出しに行くときは、訂正をできるようハンコを持っていきましょう。
枚数が複数枚に及ぶ時
枚数が複数枚に及ぶ時は、ホッチキスで止めて、各ページにまたがるよう契印を押します（これはシャチハタ不可）。
枚数が一枚の場合は、印鑑が無くても大丈夫です（ただし、訂正が必要な場合には印鑑が必要となります。訂正にはシャチハタ不可）。
所長 司法書士
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